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How-to: Arbeiten mit einem Excel Plugin

Was ist ein Excel-Plugin – und wann ist es sinnvoll, dieses einzusetzen?

Hand aufs Herz: Wie werden heute oft Daten in Zielsystemen bereitgestellt? Viele Anwender manipulieren aus den unterschiedlichsten Motiven in Excel Daten und transferieren diese nach erfolgreicher Bearbeitung in unterschiedlichste Subsysteme auf unterschiedlichsten Transportwegen. Oftmals werden Excel-Listen nach durchgeführter Manipulation in Ordnerstrukturen abgelegt und von dort in das Zielsystem übertragen. Ein anderer gängiger Prozess ist es, die Excel-Dateien über ein Webformular hochzuladen, wo der Server die Datei entgegennimmt und in das Zielsystem überträgt. All die hier beschriebenen Szenarien sing gängige und funktionierende Wege, um Daten im Zielsystem bereitzustellen. Aber gibt es bessere und für den Benutzer komfortablere Wege?

Stellen wir uns vor, wir öffnen eine leere Excel-Liste und haben einen Button, welcher Daten aus dem Zielsystem importiert. Die Daten werden in der Excel-Liste angezeigt und der Benutzer kann diese direkt hier bearbeiten. Nach erfolgreicher Arbeit betätigt er den Export-Button, welcher die Daten wieder an das Zielsystem überträgt. Wenn dies einfach und benutzerfreundlich klingt, kommt genau hier das Excel-Plugin in Spiel.

Nehmen wir folgendes Szenario:                                       

Aus einer Datenbank werden Kontakte in eine leere Excel-Arbeitsmappe geladen, mit einem sich im Excel befindenden Import-Button. Hier kann der Benutzer die Daten validieren und manuell anpassen. Mit einem Export-Button können die bearbeiteten Daten direkt in die Zielsysteme exportiert werden, z.B. in eine weitere Datenbank, an eine Web API und zur Weiterverarbeitung in ein ERP (hier: Dynamics 365).

Abbildung 1: Möglicher Prozess mit einem Excel-Plugin

Im nachfolgenden Beispiel sehen wir, wie ein Excel-Plugin arbeitet. Nach dem Hinzufügen des Excel-Plugins erscheint ein neuer Reiter im Excel-Menü. Nach einem Klick öffnet sich eine Webseite mit den beiden Buttons für Import und für Export. In diesem Beispiel wird die Webseite mittels Azure Web-App bereitgestellt, mit welcher Excel direkt kommunizieren kann.

Abbildung 2: Ansicht eines Beispiel Excel Plugin

Die Microsoft Excel-JavaScript-API bietet hier einen sehr guten Zugriff auf die Excel-Funktionalität. Wir können Daten lesen und berechnen, manipulieren und in Excel-Zellen schreiben. Wir können die Formatierungen ändern, oder Excel-Mappen anlegen und löschen.

Beim Ausführen des Export-Buttons können z.B. nur Daten an Excel zurückgegeben werden, welche in der Verarbeitung Fehler verursachten. Diese können in der aktuellen Mappe farblich hervorgehoben werden und in einer neuen Mappe zur weiteren Korrektur angezeigt werden. Der Anwender kann jetzt die fehlerhaften Daten in der neuen Mappe korrigieren und mit nur einem Klick wieder an das Backend übertragen. Eine aufwendige Suche nach fehlerbehafteten Daten und das Kopieren der Daten in eine neue Excel-Liste entfallen in diesem Anwendungsfall komplett.

Für die Bereitstellung des Excel-Plugins gibt es eine Unterscheidung zwischen der Installation auf dem lokalen PC des Benutzers und der Azure Web-App. Um das Plugin zu installieren, muss lediglich eine Datei auf den lokalen Benutzer-PCs bereitgestellt werden. Diese Datei wird als Manifest XML bezeichnet. Das Manifest enthält nur wenige Informationen, darunter das Erscheinungsbild der Plugin-Schaltfläche, die Beschriftung und die Startseiten-URL der Web-App. Im Folgenden finden Sie ein Auszug aus der Manifest.xml-Datei.

Abbildung 3: Lokale und auf dem Server gehostete Dateien

Abbildung 4: Auszug aus der Manifest.XML

 In der Web-App werden alle weiteren Dateien bereitgestellt. Dort erfolgt die Bereitstellung der Icons und der eigentlichen Webseite, die in Excel angezeigt wird. Außerdem wird über die Microsoft Excel-Java-Script-API auf das Excel-Dokument zugegriffen. Im Folgenden finden Sie zwei beispielhafte Auszüge von der Startseite des Plugins sowie ein Beispiel für den Zugriff auf die Werte der ausgefüllten Excel-Zellen dargestellt.

Abbildung 5: Auszug der Web-App Startseite welche das Excel Plugin aufruft

Abbildung 6: Einfacher Zugriff auf den Inhalt der in Excel ausgefüllten Zellen

Link zur API: Übersicht über Excel-Add-Ins - Office Add-ins | Microsoft Learn

Fazit:

Excel als Userinterface zu den Cloud Backendsystemen ist sicherlich in einigen Geschäftsprozessen sinnvoll und kann die Arbeit um ein Vielfaches vereinfachen. Der Benutzer kann in seiner gewohnten Excel-Umgebung arbeiten und braucht sich um die Infrastruktur der weiterführenden Datenverarbeitung keine Gedanken machen. Die Plugins laufen sowohl im Web als auch in der Desktop-Version.

Ein weiterer großer Vorteil liegt in der Bereitstellung der Web-App, welche komplett über automatisierte Deployment Prozesse des Azure DevOps-Server abgebildet werden kann.

Es ist ein sehr lohnendes und vielversprechendes Feature, wenn es richtig eingesetzt wird.

Die ist ein quiTeq-Tipp aus Hamburg von Sven Wilkens.

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